BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

Allright reserved.FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO. .

CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO. .SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. Allright reserved.

Allright reserved.            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. .

091/1993 ) .BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO.

Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. .

TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. .

BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. .S. Allright reserved.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. .

Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 9. 5. 12.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 11. 6. 7. 3. 14. 10. 8. 13. 2. 4.

Allright reserved..SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. . ………………….

NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth………..………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. .. Dari ………………….…………. Hal …………. Allright reserved.

. . Hal ………….………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari …………………. Allright reserved.

SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth…………….. …………………. Allright reserved. No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth…………….. ………………….

Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO... . :………………. Allright reserved.. Tempat :………………. Waktu :………………. Acara :………………. …………………..SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth…………….. 4 April 2001 Hari & Tgl.

harap Saudara menyampaikan laporan tertulis.SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth…………….. tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan . Jabatan untuk …………………………………... Tanggal ………………………………. …………………. Di ……………………………………. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Setelah melaksanakan tugas.. Nama/NIP Pangkat/Gol.

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

Copyright @ BAMBANG UTOMO. p. hp . Allright reserved.

Gd.PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .

. data. barang – barang cetakan. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. kata – kata.

. guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap.

. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis.

. transaksi. Arsip adalah suatu badan. serta pengolahan tentang segala surat. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. 2.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. baik kedalam maupun keluar. penyimpanan. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. aksi. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. dimana diadakan pencatatan.

pelaksanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. berkelompok. 2. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. . maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi.

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima. .PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO.dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan. . . 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : .dalam bentuk corak apapun.  .oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.

Lanjutan UU No.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.oleh badan – badan swasta. dan / atau perorangan . .7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b .dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. .

adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. Arsip (ps. pemeliharaan dan distribusi surat-surat.catatan. c. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. 1. penempatan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . penyimpanan. klasifikasi.grafik.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. data. 7 tahun 1977). mengatur. catatan. No. uu.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. perhitungan perhitungan. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok.

Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. a. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.FUNGSI ARSIP 1. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.  Pasal 2 UU No.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. pelaksanaan. b. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . c.7/1971 Fungsi ARSIP 2. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya.

Sebagai alat pembuktian.FUNGSI ARSIP 1. 5. Memori perusahaan. Menunjang proses perencanaan. 2. 6. 4. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Mendukung pengawasan. Mendukung proses pengambilan keputusan. .

TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.akurat. lengkap.relevan. pelaksanaan. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat.dan tepat waktu secara efisien  .

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan.

4. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. pandang dengar (Audio Visual Record). 3.JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. 2. kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) .

dan penyusutan arsip .MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.  IRA A. pemeliharaan.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan. penggunaan. MARY ROBEK.

Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Mengendalikan penciptaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. 2. 3. .

Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi . Asas Desentralisasi 3.ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1.

4. 6. 5. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record .MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. 2. 3.

Arsip (ps. mengatur.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. data. c. penyimpanan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. penempatan. klasifikasi. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . catatan.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. uu.grafik.catatan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. No. pemeliharaan dan distribusi surat-surat.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. 7 tahun 1977). perhitunganperhitungan. 1.

.KESIMPULAN Secara lebih sederhana. arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

bila diperlukan suatu keterangan tertentu.TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . Memberi keterangan-keterangan vital.

Surat-surat pajak 21. Indeks harga-harga 14. skema-skema 16. Surat-surat penjualan 9. Surat-surat keputusan 22. data. Surat-surat perejanjian 5. Surat-surat pesanan 11. Laporan-laporan 17. Program pembangunan 3. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat rutin lainnya . Surat-surat utang piutang 6.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Surat-surat pengiriman 10. Nota-nota pernyataan 12. Surat penyerahan barang 2. Grafik. Surat-surat permohonan 20. Formulir-pormulir 18. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat pembelian 8. Surat-surat kepegawaian 13.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

1. Nama tempat atau nama barang . MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama instansi. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan. Nama orang.

Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad.

Surat-surat mobil.03 . Pol. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. Pol. Luar negeri 12 . politik luar negeri. dan penerangan. dsbnya Misalnya untuk bidang politik.01 b.02 c. dalam negeri. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a.3. Penerangan 12 . Dalam ngeri 12 . daftar pembelian.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

Hard disc 4. Tape 3. Compact Disc . dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. Dengan micro film 2.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional.

kantor. dokumen. warkat. atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. . salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat.

Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2.

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah .  a. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.  c.  b. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. pelaksanaan.

seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Oleh karena itu.PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung. sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.

biasanya setelah suatu priode tertentu. misalnya 1 tahun. dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan. .DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”.

tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . seperti filing kabinet.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”.