Professional Documents
Culture Documents
KORESPONDENSI
TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.
PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA
MEDIA
PESAN
PENERIMA PESAN
MENGKODEKAN PESAN
-BERPIKIR
-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK
UMPAN BALIK
-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN
3. Lengkap 4. Sopan
2. Kata yg dimengerti
5. Waktu
HAMBATAN KOMUNIKASI
FUNGSI SURAT
Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis, yuridis dan administratif)
JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL, CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK
Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan
BAGIAN-BAGIAN SURAT
( KEPMENPAN 71/1993 )
Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi
BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF)
KOP SURAT
Kepala Surat
Pembuka Surat
Alamat dalam Salam pembuka
Isi Surat
Salam penutup
Penutup Surat
KOP SURAT
Kepala Surat
Pembuka Surat
Alamat dalam Salam pembuka
Isi Surat
Salam penutup
Penutup Surat
KOP SURAT
Salam pembuka
Isi Surat
Salam penutup
Penutup Surat
KOP SURAT
Salam pembuka
Isi Surat
Salam penutup
Penutup Surat
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.
Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara
SURAT DINAS
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
: : :
4 April 2001
Yth. ..
Tembusan
NOTA DINAS
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
NOTA DINAS
Nomor:
Tembusan
MEMO
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
MEMO
Dari .. Hal .
SURAT PENGANTAR
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT PENGANTAR
Nomor:
Yth. ..
No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan
Tembusan
SURAT EDARAN
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT EDARAN
Nomor: Lampiran : hal : Yth. ..
Tembusan
SURAT UNDANGAN
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
4 April 2001
Hari & Tgl. :.. Waktu :.. Tempat :.. Acara :..
Tembusan
SURAT TUGAS
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SURAT TUGAS
Nomor:
Yth. ..
Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Nama/NIP Pangkat/Gol. Jabatan
untuk .. Tanggal .. Di .. Setelah melaksanakan tugas, harap Saudara menyampaikan laporan tertulis. tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP
Tembusan
KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan
Tahun pembuatan
Draf/Konsep/Final
Pengiriman Pencatatan
Sarana Pencatatan :
Buku Agenda Kartu Kendali
SEGERA
PENGERTIAN ARSIP
Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan catatan * Balai Kota, Gd.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen
Archief (Belanda)
Arsip(Indonesia)
PENGERTIAN ARSIP
Fakta fakta tertulis Mengenai peristiwa peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat surat, data, barang barang cetakan, kata kata, lembaran lembaran atau buku buku yang menyebutkan tentang fakta fakta tersebut.
PENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG
Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
PENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan kawan
Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan tulisan dan barangbarang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat pejabat sepanjang dokumen dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.
PENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI 2 MARET 1957
1.
2.
Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan tindakan selanjutnya. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
PENGERTIAN ARSIP
PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961 TENTANG POKOK POKOK KEARSIPAN
1.
2.
Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Kumpulan surat surat atau bahan bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
PENGERTIAN ARSIP
UNDANG UNDANG NO. 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : - Naskah naskah yang dibuat dan diterima. - oleh lembaga lembaga Negara dan Badan badan pemerintahan; - dalam bentuk corak apapun. - baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok - dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.
Pasal 1 ayat b - Naskah naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu waktu diperlukan
b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari
FUNGSI ARSIP
1.
ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu waktu informasinya masih diperlukan. c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah
FUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. 2. Menunjang proses perencanaan. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Mendukung pengawasan. 4. Sebagai alat pembuktian. 5. Memori perusahaan. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
TUJUAN KEARSIPAN
PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.
Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien
ARSIP
Administrative Value
Legal Value
ALFRED ?
Fiscal Value
Research Value
Educational Value Documentary Value
SISTEM KEARSIPAN
Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali
JENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :
1.
2.
3. 4.
berbasis kertas. pandang dengar (Audio Visual Record). kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable)
IRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip
2. 3.
Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
3. 4.
5.
6.
Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record
PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitunganperhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari
KESIMPULAN
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.
Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan. Memberi keterangan-keterangan vital, sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum
5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical) Menurut subyek (by subject) Menurut nomor (numerical) Menurut daerah (geographical) Menurut urutan (chronological)
Nama perusahaan, Nama orang, Nama instansi, Nama tempat atau nama barang
Misalnya untuk bidang politik, diberi nomor kode 12 bidang politik ini dibagi; politik luar negeri, dalam negeri, dan penerangan. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. Pol. Luar negeri 12 - 01 b. Pol. Dalam ngeri 12 - 02 c. Penerangan 12 - 03
PERALATAN FILING
Filing kabinet/almari Guide Folder Map
PERKEMBANGAN
Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek, maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional, dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing :
1. Dengan micro film 2. Tape 3. Hard disc 4. Compact Disc
Disamping filing, salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi, kantor, ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat, dokumen, warkat, atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.
JADWAL RETENSI
1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan
KLASIFIKASI RECORDS
Records yang tidak penting (non esensial) Records yang dapat dimanfaatkan (helpful) Records yang penting (important) Records yang sangat penting (vital)
FUNGSI ARSIP
ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu waktu informasinya masih diperlukan. c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah
PENYUSUTAN ARSIP
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses pemindahan arsip