BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO.FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. . Allright reserved.

CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. .SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL.

. Allright reserved.            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO.

BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 ) .

SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. Allright reserved. .Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO.

.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

.S.BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. .

7. 5. 11. 14. 12. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 4.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 8. 13. 3. 9. 2. 6. 10.

.SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. . ………………….

Hal …………. Dari ………………….. Allright reserved.………….. .NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth……….………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO..

Hal …………. Allright reserved.MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….. .………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

. …………………. Allright reserved.SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. No. . Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. . …………………. Allright reserved.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth…………….

.. :………………. . Acara :………………. ………………….. Waktu :……………….. 4 April 2001 Hari & Tgl. Tempat :……………….SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth…………….. Allright reserved. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

. Di ……………………………………. …………………. Nama/NIP Pangkat/Gol.SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………... Jabatan untuk ………………………………….. Tanggal ………………………………. tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan . Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Setelah melaksanakan tugas. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis.

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

hp . Allright reserved. p.Copyright @ BAMBANG UTOMO.

Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota. Gd.

. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. kata – kata.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. barang – barang cetakan. data.

.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut. .

aksi. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. dimana diadakan pencatatan. Arsip adalah suatu badan. penyimpanan. baik kedalam maupun keluar. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. 2.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. . untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. transaksi. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum. serta pengolahan tentang segala surat.

yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. berkelompok. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. pelaksanaan.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No. . 2. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

.baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok .dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan. .dalam bentuk corak apapun.oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.  .PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO. . 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : .

dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. dan / atau perorangan .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima . .oleh badan – badan swasta.7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b .Lanjutan UU No.dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. .

No. catatan. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari .adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. c. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. 1. perhitungan perhitungan. pemeliharaan dan distribusi surat-surat.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. klasifikasi. uu. penempatan.catatan. penyimpanan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. data. 7 tahun 1977). ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. mengatur. Arsip (ps.grafik.

a.7/1971 Fungsi ARSIP 2.  Pasal 2 UU No.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan.FUNGSI ARSIP 1. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. c. b. pelaksanaan. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.

Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. 4. 5. Menunjang proses perencanaan. 2. Memori perusahaan. Sebagai alat pembuktian. Mendukung pengawasan. . Mendukung proses pengambilan keputusan. 6. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3.FUNGSI ARSIP 1.

relevan. pelaksanaan.TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO.akurat. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat. lengkap. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan.dan tepat waktu secara efisien  . dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan.

2. 4. pandang dengar (Audio Visual Record). 3.JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) .

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D. dan penyusutan arsip . pemeliharaan. MARY ROBEK. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). penggunaan.  IRA A.PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan.

. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Mengendalikan penciptaan arsip.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. 2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. 3.

Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi .ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2. Asas Desentralisasi 3.

Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record . 4.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. 2. 3. 6. 5.

perhitunganperhitungan. catatan.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.catatan. 7 tahun 1977). Arsip (ps. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. penyimpanan.grafik. data. klasifikasi. 1.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. c. uu. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. mengatur. penempatan. No. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.

KESIMPULAN Secara lebih sederhana. arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. .

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . Memberi keterangan-keterangan vital.

Surat-surat pembelian 8. Surat-surat keputusan 22. Surat-surat pengiriman 10. Indeks harga-harga 14. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Grafik. skema-skema 16. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat pesanan 11. Surat-surat kepegawaian 13. Surat-surat pajak 21. Surat-surat perejanjian 5. data. Surat penyerahan barang 2. Nota-nota pernyataan 12. Surat-surat asuransi 7.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Laporan-laporan 17. Surat-surat rutin lainnya . Program pembangunan 3. Formulir-pormulir 18. Surat-surat permohonan 20. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat penjualan 9. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

Nama instansi. Nama orang. Nama tempat atau nama barang .1. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan.

2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .

Penerangan 12 . Surat-surat mobil. dsbnya Misalnya untuk bidang politik. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek.02 c. dalam negeri. Luar negeri 12 . MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. dan penerangan. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. daftar pembelian.3. politik luar negeri. Pol.01 b. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. Dalam ngeri 12 .03 . Pol.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

Compact Disc . Tape 3. Dengan micro film 2. maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional. dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. Hard disc 4.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek.

atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. . ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. kantor. warkat. dokumen. salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi.

Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2.

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No.  c. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari.  b. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. pelaksanaan. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.  a. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.

seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Oleh karena itu. sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan.PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. Jika hal ini terus berlangsung.

biasanya setelah suatu priode tertentu. dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. . misalnya 1 tahun.

Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) .DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). seperti filing kabinet.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful