P. 1
Tata Persuratan

Tata Persuratan

|Views: 58|Likes:
Published by Ahmad Panaungi

More info:

Published by: Ahmad Panaungi on Jul 10, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/10/2012

pdf

text

original

BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

. yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO.FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. Allright reserved.

Allright reserved. CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO.SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. .

            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. . Allright reserved.

091/1993 ) .BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO.

.SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. Allright reserved.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO.

.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. .S. Allright reserved.BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

.KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

13. 10. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 3. 11. 2. 7. 6. 8. 4. 14. 12. 5. 9.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1.

Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. .SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………. …………………. Allright reserved..

…………..NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth………. Allright reserved. Dari ………………….. Hal …………..………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

. Allright reserved.MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari …………………. Hal …………..………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

. Allright reserved.. No.SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. …………………. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. …………………. Allright reserved.. .

Acara :……………….SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth……………. Allright reserved.. ………………….. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Tempat :………………. .. :………………. 4 April 2001 Hari & Tgl... Waktu :……………….

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan . Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No.. …………………. Di ……………………………………. Jabatan untuk …………………………………. Setelah melaksanakan tugas.. Nama/NIP Pangkat/Gol. Tanggal ……………………………….. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis..SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth…………….

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. hp . p.

Gd.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota.

data. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. kata – kata. . barang – barang cetakan.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat.

PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan. .

.PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

penyimpanan. . Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. dimana diadakan pencatatan.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. baik kedalam maupun keluar. serta pengolahan tentang segala surat. aksi. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum. Arsip adalah suatu badan. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. 2. transaksi. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan.

Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No. yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. pelaksanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. 2. berkelompok. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. .

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan. .dalam bentuk corak apapun.  .PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok .oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan. . 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : . .

dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dan / atau perorangan .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.oleh badan – badan swasta.Lanjutan UU No. .7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b . .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima .

data.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.grafik. mengatur. 1. klasifikasi. 7 tahun 1977). perhitungan perhitungan. penempatan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. catatan. penyimpanan. uu. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. Arsip (ps. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari .Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. c.catatan. No.

dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.FUNGSI ARSIP 1.  Pasal 2 UU No.7/1971 Fungsi ARSIP 2. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. c. a. b. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. pelaksanaan.

4. Mendukung proses pengambilan keputusan. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Memori perusahaan. Mendukung pengawasan. 2. Menunjang proses perencanaan. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. . 5. Sebagai alat pembuktian.FUNGSI ARSIP 1.

pelaksanaan.dan tepat waktu secara efisien  .TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO.akurat. lengkap. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.relevan.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .

pandang dengar (Audio Visual Record). 3.JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. 4. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. 2. kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) .

LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan. penggunaan.PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan. pemeliharaan. MARY ROBEK.  IRA A. dan penyusutan arsip .

Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. 2. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. 3. Mengendalikan penciptaan arsip. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. .

Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi . Asas Desentralisasi 3. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2.ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1.

5. 6. 2.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record . 4. 3.

klasifikasi. mengatur. c.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. perhitunganperhitungan.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah.catatan. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. Arsip (ps. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. catatan.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. data.grafik. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. penyimpanan. 1. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . 7 tahun 1977). penempatan. uu. No.

KESIMPULAN Secara lebih sederhana. arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. .

Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberi keterangan-keterangan vital.

Program pembangunan 3. Surat-surat keputusan 22. Surat-surat penjualan 9. Laporan-laporan 17. Surat penyerahan barang 2. Indeks harga-harga 14.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Grafik. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat kepegawaian 13. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Surat-surat perejanjian 5. Nota-nota pernyataan 12. data. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat pembelian 8. skema-skema 16. Surat-surat pengiriman 10. Surat-surat permohonan 20. Surat-surat rutin lainnya . Formulir-pormulir 18. Surat-surat pajak 21. Surat-surat pesanan 11. Surat-surat tuntutan 19.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama instansi. Nama tempat atau nama barang . Nama orang. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan.1.

Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad.

dalam negeri.01 b. Dalam ngeri 12 . Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. Surat-surat mobil. dsbnya Misalnya untuk bidang politik. Luar negeri 12 . dan penerangan. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut.02 c. politik luar negeri. Penerangan 12 .3.03 . Pol. daftar pembelian. Pol.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

Hard disc 4. Dengan micro film 2. dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional. Tape 3.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. Compact Disc .

salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi. ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. . warkat. dokumen. kantor.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing.

JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya.  b. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah .7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.  a. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.  c. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. pelaksanaan.

PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Jika hal ini terus berlangsung. Oleh karena itu. seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.

dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan. . misalnya 1 tahun. biasanya setelah suatu priode tertentu.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”.

DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. seperti filing kabinet. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. tergantung pada kebijakan masing-masing instasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->