BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO. .FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. Allright reserved.

.SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. Allright reserved. CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO.

            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. . Allright reserved.

091/1993 ) .BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO.

Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO. .SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. Allright reserved.

.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO.BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B. . Allright reserved.S.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

. Allright reserved.KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO.

Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 8. 10. 9. 5. 2. 7. 4. 6. 11. 14. 13. 12.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 3.

SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………. .. …………………. Allright reserved. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

………….NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth……….………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Hal …………. Allright reserved. Dari ………………….... .

Hal …………. .MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. Allright reserved.

No. . ………………….SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. Allright reserved.

SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth…………….. …………………. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. .

.. Acara :……………….. 4 April 2001 Hari & Tgl. Tempat :………………. .SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth……………. Waktu :………………. …………………... Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. :……………….

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan .SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………. Di …………………………………….. Tanggal ………………………………. …………………. Setelah melaksanakan tugas.... Jabatan untuk …………………………………. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Nama/NIP Pangkat/Gol. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis.

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

hp . p. Allright reserved.Copyright @ BAMBANG UTOMO.

PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota. Gd.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .

barang – barang cetakan. kata – kata.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. . data.

guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. .

PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut. .

transaksi. penyimpanan. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. Arsip adalah suatu badan. baik kedalam maupun keluar. dimana diadakan pencatatan. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. 2. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. . serta pengolahan tentang segala surat. aksi.

Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. berkelompok. 2. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. .61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. pelaksanaan.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No.

.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.  .dalam bentuk corak apapun. . 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : .baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok .PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO. .

Naskah – naskah yang dibuat dan diterima . dan / atau perorangan . .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b .Lanjutan UU No.oleh badan – badan swasta. .dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok.

Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. Arsip (ps.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. catatan. c. penyimpanan. uu. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. mengatur. No. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. data.grafik. 1. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. 7 tahun 1977). yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . klasifikasi. perhitungan perhitungan. penempatan.catatan.

b.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. c. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.  Pasal 2 UU No. pelaksanaan.7/1971 Fungsi ARSIP 2. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. a. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.FUNGSI ARSIP 1.

6. 2. Menunjang proses perencanaan. Mendukung pengawasan. 5. . Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Sebagai alat pembuktian. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Memori perusahaan. Mendukung proses pengambilan keputusan.FUNGSI ARSIP 1. 4.

relevan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan.dan tepat waktu secara efisien  . pelaksanaan.akurat. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat. lengkap.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .

3. 4. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas.JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. pandang dengar (Audio Visual Record). kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) . 2.

pemeliharaan.PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). MARY ROBEK. penggunaan. dan penyusutan arsip .  IRA A. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D.

Mengendalikan penciptaan arsip. 3. . 2. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2.ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Asas Desentralisasi 3. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi .

6. 5. 4.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record . 2. 3.

pemeliharaan dan distribusi surat-surat. No. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . Arsip (ps. uu. mengatur. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. perhitunganperhitungan. catatan.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. 1. penempatan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi.catatan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. 7 tahun 1977). penyimpanan.grafik. klasifikasi. data. c. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan.

. arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.KESIMPULAN Secara lebih sederhana.

Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . Memberi keterangan-keterangan vital. bila diperlukan suatu keterangan tertentu.

Surat-surat penjualan 9. Grafik. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat pembelian 8. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Laporan-laporan 17. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat pesanan 11. Surat-surat pengiriman 10.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Program pembangunan 3. Formulir-pormulir 18. Surat-surat kepegawaian 13. Surat-surat pajak 21. Surat penyerahan barang 2. Surat-surat perejanjian 5. data. skema-skema 16. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat rutin lainnya . Surat-surat permohonan 20. Nota-nota pernyataan 12. Indeks harga-harga 14. Surat-surat keputusan 22.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

Nama instansi. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama orang. Nama tempat atau nama barang .1. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan.

MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad.2. Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .

daftar pembelian. Dalam ngeri 12 .3. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. Luar negeri 12 . politik luar negeri. Pol.01 b. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a.03 . Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. dan penerangan. dalam negeri.02 c. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Pol. Penerangan 12 . dsbnya Misalnya untuk bidang politik. Surat-surat mobil.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

Hard disc 4. Compact Disc . Dengan micro film 2.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional. Tape 3.

ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. .RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. warkat. atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. dokumen. kantor. salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi.

JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . pelaksanaan.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari.  b.  c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No.  a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.

PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Jika hal ini terus berlangsung. seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan.

. misalnya 1 tahun.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. biasanya setelah suatu priode tertentu. dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.

Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). seperti filing kabinet.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful