Tata Persuratan

BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

Allright reserved. .FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO.

CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. .

Allright reserved.            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. .

091/1993 ) .BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO.

SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. Allright reserved.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

Allright reserved.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

S.) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. .BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B. Allright reserved.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

Allright reserved.KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

14. 7. 6. 11. 3. 9. 13. 2. 10. 12. 5. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 8. 4.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1.

Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. . Allright reserved. ………………….SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth……………..

………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.. Hal …………. .NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth………. Dari …………………..…………..

………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. .MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….. Allright reserved. Hal ………….

SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. .. Allright reserved. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. No. ………………….

Allright reserved.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. . …………………..

Acara :………………. Tempat :………………. Allright reserved. Waktu :……………….. …………………. 4 April 2001 Hari & Tgl.. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. ... :……………….SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth…………….

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan . ………………….SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No... Di …………………………………….. Setelah melaksanakan tugas. Nama/NIP Pangkat/Gol. Tanggal ………………………………. Jabatan untuk …………………………………. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis..

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

Copyright @ BAMBANG UTOMO. p. hp . Allright reserved.

Gd.PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .

. data.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. kata – kata. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. barang – barang cetakan.

guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. .

.PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. transaksi. penyimpanan.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. aksi. Arsip adalah suatu badan. baik kedalam maupun keluar. 2. dimana diadakan pencatatan. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. . dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum. serta pengolahan tentang segala surat.

. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. 2. yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. pelaksanaan. berkelompok.

dalam bentuk corak apapun.PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : .baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok . . .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima. .dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.  .

7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima .dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dan / atau perorangan . .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. .oleh badan – badan swasta.Lanjutan UU No.

grafik. mengatur.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. 1. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . penempatan. klasifikasi.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. Arsip (ps. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. No. penyimpanan. perhitungan perhitungan.catatan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. uu. data. 7 tahun 1977). Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. catatan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. c.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.

pelaksanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang.7/1971 Fungsi ARSIP 2. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.FUNGSI ARSIP 1. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah .  Pasal 2 UU No. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. b. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. c. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. a. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.

Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Memori perusahaan. Sebagai alat pembuktian.FUNGSI ARSIP 1. 4. 5. Menunjang proses perencanaan. 6. Mendukung pengawasan. 2. . Mendukung proses pengambilan keputusan.

7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan.TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat.dan tepat waktu secara efisien  . dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah. pelaksanaan.akurat.relevan. lengkap.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .

kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) . Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. 3. 2. 4. pandang dengar (Audio Visual Record).JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1.

pemeliharaan. MARY ROBEK.MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). penggunaan.PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan.  IRA A. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan. dan penyusutan arsip .

sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. 3. Mengendalikan penciptaan arsip. 2. .

Asas Desentralisasi 3. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2.ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi .

4. 5. 2. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record . 3. 6.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1.

catatan. klasifikasi. 7 tahun 1977). ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b.grafik. uu. perhitunganperhitungan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. mengatur. penyimpanan. data. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. No. 1. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari .catatan. c.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. Arsip (ps. penempatan.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.

KESIMPULAN Secara lebih sederhana. . arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang.

sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum .TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberi keterangan-keterangan vital. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.

YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Surat-surat asuransi 7. Grafik. Surat-surat kepegawaian 13. data. Surat-surat keputusan 22. Surat-surat rutin lainnya . Laporan-laporan 17. Program pembangunan 3. Formulir-pormulir 18. Indeks harga-harga 14. Surat-surat permohonan 20. Surat penyerahan barang 2. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat pesanan 11. Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat pajak 21. skema-skema 16. Surat-surat pengiriman 10. Nota-nota pernyataan 12. Surat-surat perejanjian 5. Surat-surat penjualan 9. Surat-surat pembelian 8.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

Nama orang. Nama tempat atau nama barang . MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama instansi.1. Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan.

2. Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat . MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad.

politik luar negeri. dsbnya Misalnya untuk bidang politik.01 b. dan penerangan. Luar negeri 12 . Pol. dalam negeri. daftar pembelian. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. Dalam ngeri 12 . diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a.3.03 .02 c. Pol. Penerangan 12 . Surat-surat mobil.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

Dengan micro film 2. Hard disc 4. Tape 3.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. Compact Disc . dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional.

atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. warkat.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. . ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. kantor. dokumen. salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi.

JADWAL RETENSI 1. Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. pelaksanaan.  a. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah .  c.FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.  b.

sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. Oleh karena itu. seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Jika hal ini terus berlangsung. arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan.

dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. . misalnya 1 tahun. biasanya setelah suatu priode tertentu.

tergantung pada kebijakan masing-masing instasi.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. seperti filing kabinet. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful