BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. Allright reserved. yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO. .

SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. Allright reserved. CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

Allright reserved. .            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO.

BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 ) .

SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs. . Allright reserved.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO.

Allright reserved.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO. .

S. .) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B.

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

. Allright reserved.KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO.

13. 5. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 3. 9. 7. 12. 8.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 10. 14. 6. 2. 11. 4.

Allright reserved. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth…………….. …………………. .

. ... Hal …………. Allright reserved. Dari ………………….………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth……….………….

Allright reserved. Hal ………….. .MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

.SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.. No. Allright reserved. ………………….

.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. . …………………. Allright reserved. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.

SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth……………. . …………………. Acara :………………. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO... Tempat :……………….. 4 April 2001 Hari & Tgl. Waktu :………………... Allright reserved. :……………….

…………………. Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No.. Nama/NIP Pangkat/Gol. Setelah melaksanakan tugas.. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis. Tanggal ……………………………….. Di ……………………………………. tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan ..SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………. Jabatan untuk ………………………………….

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

Allright reserved. hp . p.Copyright @ BAMBANG UTOMO.

Gd.PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .

barang – barang cetakan. . kata – kata.PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. data.

.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

.PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

baik kedalam maupun keluar. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. . Arsip adalah suatu badan. aksi. 2.PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. serta pengolahan tentang segala surat. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum. transaksi. dimana diadakan pencatatan. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. penyimpanan.

Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. pelaksanaan. berkelompok. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. 2. yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. .

.dalam bentuk corak apapun.dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok . 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : . .  . .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO.

.Lanjutan UU No.dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dan / atau perorangan .oleh badan – badan swasta.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b . .

yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . klasifikasi. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. c.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. uu. mengatur. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. 7 tahun 1977). catatan.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. No. Arsip (ps. penempatan. 1. penyimpanan. perhitungan perhitungan.catatan. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok.grafik.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. data. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. pemeliharaan dan distribusi surat-surat.

7/1971 Fungsi ARSIP 2. c. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.FUNGSI ARSIP 1. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan.  Pasal 2 UU No. a. b. pelaksanaan. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari.

Mendukung pengawasan. 6. Sebagai alat pembuktian. 4. Memori perusahaan. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. . 2. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. Menunjang proses perencanaan. 5.FUNGSI ARSIP 1. Mendukung proses pengambilan keputusan.

TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. lengkap.relevan.dan tepat waktu secara efisien  . Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat. pelaksanaan. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan.akurat. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .

3. 2. Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas. 4. pandang dengar (Audio Visual Record). kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) .JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1.

PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record). penggunaan.MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D. MARY ROBEK. GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.  IRA A. dan penyusutan arsip . pemeliharaan.

2. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. . Mengendalikan penciptaan arsip. 3.

ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Asas Desentralisasi 3. Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi . Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2.

3. 4.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. 5. 6. 2. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record .

Arsip (ps. No. uu. 7 tahun 1977).grafik. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . perhitunganperhitungan. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. catatan.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. penempatan. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. c.catatan. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b. 1. data. mengatur. klasifikasi. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. penyimpanan.

arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. .KESIMPULAN Secara lebih sederhana.

bila diperlukan suatu keterangan tertentu. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . Memberi keterangan-keterangan vital.TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.

Indeks harga-harga 14. Surat-surat penjualan 9. Surat-surat pembelian 8. Surat-surat utang piutang 6. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Surat-surat perejanjian 5. Laporan-laporan 17. Program pembangunan 3. skema-skema 16. Surat-surat rutin lainnya . Surat-surat pengiriman 10. Grafik. Surat-surat tuntutan 19. Nota-nota pernyataan 12. Surat-surat asuransi 7.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Surat-surat permohonan 20. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat kepegawaian 13. Surat-surat pesanan 11. Formulir-pormulir 18. Surat-surat keputusan 22. Surat penyerahan barang 2. Surat-surat pajak 21. data.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan. Nama tempat atau nama barang . Nama instansi. MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama orang.1.

Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad.

01 b. dan penerangan. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. Penerangan 12 .3.03 . daftar pembelian. Dalam ngeri 12 . dsbnya Misalnya untuk bidang politik. Pol. Pol. politik luar negeri. dalam negeri. Surat-surat mobil.02 c. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. Luar negeri 12 . Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional. Compact Disc . Tape 3.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. Dengan micro film 2. Hard disc 4.

. dokumen. ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. warkat. salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. kantor. atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi.

Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .JADWAL RETENSI 1.

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan.  a. pelaksanaan. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.  c. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah .  b.

Jika hal ini terus berlangsung. arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Oleh karena itu. seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” .PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.

DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. biasanya setelah suatu priode tertentu. misalnya 1 tahun. . dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan.

DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. seperti filing kabinet. tergantung pada kebijakan masing-masing instasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful