BAMBANG UTOMO

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

KORESPONDENSI

Communication by exchange of letters, letters that passed between correspondents ( Webster)

TEKNIK BERKOMUNIKASI ANTARA DUA PIHAK ATAU LEBIH DENGAN MENGGUNAKAN SURAT MENYURAT
TUJUAN : - Mengirimkan pesan - Sampai, dimengerti, dipahami - Penerima mengambil langkah/respon yang dikehendaki
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

PROSES KOMUNIKASI
PENGIRIM PESAN
PESAN -INDERA

MEDIA
PESAN

PENERIMA PESAN

MENGKODEKAN PESAN

-BERPIKIR

-SELAIN INDERA
UMPAN BALIK

UMPAN BALIK

-MEMAHAMI -MENTERJEMAHKAN

Komunikasi yg efektif: 1. Persiapkan dgn baik

3. Lengkap 4. Sopan

6. Mengembangkan umpan balik

2. Kata yg dimengerti

5. Waktu

HAMBATAN KOMUNIKASI     Bahasa dan pengertian Kultur Psychologis Isi .

yuridis dan administratif) Copyright @ BMBANG UTOMO.FUNGSI SURAT      Pengganti pertemuan Wakil/duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti (historis. Allright reserved. .

Allright reserved.SYARAT SURAT YANG BAIK          JELAS TEGAS RINGKAS LENGKAP TEPAT SOPAN MENARIK TAPI WAJAR UNTUK SURAT DINAS : FORMAL. . CIRI-CIRI KEDINASAN KESERAGAMAN BENTUK Copyright @ BAMBANG UTOMO.

.            Kepala Surat Tanggal Surat Nomor Surat Lampiran Sifat Hal/ Perihal Alamat Dalam Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Penutup Surat Initial/Tanda tangan Tembusan BAGIAN-BAGIAN SURAT Copyright @ BABANG UTOMO. Allright reserved.

BENTUK SURAT RESMI ( KEPMENPAN 71/1993 ) ( KEPMENDIKBUD NO. 091/1993 ) .

SYARAT DASAR MENULIS SURAT      Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan Pengusaan bahasa (bhs.Tulisan) Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan posisi dalam hubungan kerja (penulis dan pembaca) Pengetahuan teknik korespondensi Copyright @ BAMBANG UTOMO. . Allright reserved.

. Allright reserved.TEKNIK MENULIS SURAT Adanya tujuan pokok penulisan Pengumpulan data/informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draf atau konsep Penyelesaian Copyright @ BAMBANG UTOMO.

) BENTUK INDEN/LEKUK (INDENTED STYLE) BENTUK PARAGRAF GANTUNG (HANGING PARAGRAF) Copyright @ BAMBANG UTOMO.S.BENTUK BENTUK SURAT     BENTUK BLOK PENUH (FULL BLOCK STYLE) BENTUK SETENGAH BLOK (SEMI B. Allright reserved. .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat .

.KOP SURAT Kepala Surat Pembuka Surat Alamat dalam Salam pembuka Isi Surat Salam penutup Penutup Surat Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

3.JENIS-JENIS SURAT DINAS 1. 6. 4. 7. 8. 5. 2. 9. Surat Dinas Nota Dinas Memo Surat Pengantar (biasa & kolom) Surat Kawat Surat Keputusan Surat Edaran Surat / Kartu Undangan Surat Tugas (biasa & kolom) Surat Kuasa Pengumuman Surat Pernyataan Surat Keterangan Berita Acara . 11. 12. 14. 13. 10.

Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.SURAT DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor Lampiran Hal : : : 4 April 2001 Yth…………….. …………………. .

………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Dari ………………….NOTA DINAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL NOTA DINAS Nomor: Yth………..…………. Hal …………. . Allright reserved...

. .………… tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved. Hal ………….MEMO DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MEMO Dari ………………….

Allright reserved. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO. . No..SURAT PENGANTAR DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT PENGANTAR Nomor: Yth……………. ………………….

. Allright reserved. ………… Tembusan tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO.SURAT EDARAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT EDARAN Nomor: Lampiran : hal : Yth……………. …………………..

.SURAT UNDANGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL Nomor : Lampiran : Hal : Undangan Yth……………. Waktu :……………….. Acara :……………….. Tembusan nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Copyright @ BAMBANG UTOMO... Allright reserved. …………………. Tempat :………………. 4 April 2001 Hari & Tgl. :………………..

tanggal surat nama jabatan tanda tangan nama pejabat NIP Tembusan ... Di ……………………………………... Kepala Pusdiklat memberikan tugas kepada: No. Nama/NIP Pangkat/Gol. harap Saudara menyampaikan laporan tertulis. Tanggal ………………………………. ………………….SURAT TUGAS DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL SURAT TUGAS Nomor: Yth……………. Jabatan untuk …………………………………. Setelah melaksanakan tugas.

BAGAIMANA SURAT MODERN ?

KODE SURAT
127/J01/KM/2005
NO. Urut
Kode Unit Kerja Universitas Kode peihal Kemaasiswaan

Tahun pembuatan

PENGURUSAN SURAT ( MAIL HANDLING )
SURAT MASUK
SURAT KELUAR

•Draf/Konsep/Final
•Pengiriman •Pencatatan

Sarana Pencatatan :
• • Buku Agenda Kartu Kendali

CAP DERAJAT SURAT AMAT SEGERA SEGERA .

CAP SIFAT SURAT SANGAT RAHASIA RAHASIA TERBATAS KILAT .

hp . p.Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

Gd.PENGERTIAN ARSIP Arsip Arche (Yunani) Ta arche Archion Archivum (Latin) * Permulaan * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum * Dokumen atau * Catatan – catatan * Balai Kota.Pemerintah Tempat penyimpanan dokumen pemerintah Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) Arsip(Indonesia) * Semua kata yang tertulis * Semua warkat yang telah disimpan .

barang – barang cetakan. .PENGERTIAN ARSIP ODELL dan STRONG    Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat. kata – kata. lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. data.

.PENGERTIAN ARSIP SCHELLENBERG  Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap. guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.PENGERTIAN ARSIP MULER dan Kawan – kawan  Keseluruhan dokumen tertulis. .

Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan. Arsip adalah suatu badan. dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. baik kedalam maupun keluar. 2. untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya. aksi. .PENGERTIAN ARSIP DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI 23 FEBRUARI – 2 MARET 1957 1. transaksi. dimana diadakan pencatatan. penyimpanan. tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan. serta pengolahan tentang segala surat. baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum.

yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.61 TH 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN 1. maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan. 2. berkelompok. . Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. pelaksanaan.PENGERTIAN ARSIP PERATURAN PRESIDEN No.

7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPAN Pasal 1 ayat a : .PENGERTIAN ARSIP UNDANG – UNDANG NO.dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.  . .Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.dalam bentuk corak apapun. . .baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok .oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan.

dan / atau perorangan .dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. .7 tahun 1971  Pasal 1 ayat b .Lanjutan UU No.Naskah – naskah yang dibuat dan diterima .dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. .oleh badan – badan swasta.

dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. 7 tahun 1977). penyimpanan. c. data. perhitungan perhitungan. catatan.catatan.adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. klasifikasi.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan b. 1.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a.grafik. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi. No. Arsip (ps. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . penempatan. uu. mengatur.

7/1971 Fungsi ARSIP 2. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. pelaksanaan. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . b. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. a. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. c. ARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.FUNGSI ARSIP 1.  ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan.  Pasal 2 UU No.

Mendukung pengawasan. 4. . Sebagai alat pembuktian. Mendukung proses pengambilan keputusan. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. 6. Fungsi / kegunaan ARSIP sebagai Sumber informasi 3. Memori perusahaan. 5. 2. Menunjang proses perencanaan.FUNGSI ARSIP 1.

relevan.dan tepat waktu secara efisien  .akurat. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat. 7 TAHUN 1971 TUJUAN KEARSIPAN  Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan. dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.TUJUAN KEARSIPAN PASAL 3 UU NO. lengkap. pelaksanaan.

ARSIP .

NILAI GUNA ARSIP Administrative Value Legal Value ALFRED ? Fiscal Value Research Value Educational Value Documentary Value .

SISTEM KEARSIPAN Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali Sistem Kearsipan Pola Baru Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode pemberkasan. Kebijaksanaan penggunaan arsip dengan melaksanakan penyusutan .

4. 2. pandang dengar (Audio Visual Record). Arsip Arsip Arsip Arsip berbasis kertas.JENIS ARSIP JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA : 1. kartografik dan arsitektual elektronik (Mechine readable) . 3.

 IRA A. dan penyusutan arsip . GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN  Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).PENN  Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan. pemeliharaan. penggunaan. MARY ROBEK.MANAJEMEN ARSIP DINAMIS TERRY D.

Mengendalikan penciptaan arsip. 2. 3. . Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS 1. sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.

Asas Gabungan Sentralisasi dan desentralisasi . Asas Desentralisasi 3.ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Azas Sentralisasi Asas Pengorganisasian Arsip Dinamis 2.

5. Pengertian Dasar-dasar pokok penyelenggaraan filing Peralatan-peralatan filing Perkembangannya Record retention schedule Klasifikasi record . 4.MODERN FILING & RECORD RETENTION 1. 3. 6. 2.

adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah. uu. dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. mengatur. 7 tahun 1977). yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari . data. c. pemeliharaan dan distribusi surat-surat. perhitunganperhitungan.PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN a. 1. penempatan. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan. ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan b.catatan. penyimpanan. Arsip (ps. No. swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok. catatan. klasifikasi.grafik.

KESIMPULAN Secara lebih sederhana. arsip dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi yang diputuskan utk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. .

TUJUAN PENYIMPANAN ARSIP    Sebagai referensi. sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum . bila diperlukan suatu keterangan tertentu. Memberi keterangan-keterangan vital. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer untuk mengambil keputusan.

Surat-surat keputusan 22. Formulir-pormulir 18. data. Petunjuk-petunjuk pemesanan 4. Surat-surat tuntutan 19. Surat-surat asuransi 7. Surat-surat permohonan 20. Indeks harga-harga 14. Surat-surat kepegawaian 13. Kutipan-kutipan/petikanpetikan surat 15. Surat-surat perejanjian 5. Laporan-laporan 17. Surat-surat pajak 21. Surat-surat pesanan 11. Surat-surat pembelian 8. Grafik. Surat-surat rutin lainnya . Surat-surat utang piutang 6. Surat-surat penjualan 9. Program pembangunan 3.YANG DIMAKSUD “PAPERS” 1. Nota-nota pernyataan 12. Surat penyerahan barang 2. skema-skema 16. Surat-surat pengiriman 10.

5 DASAR POKOK SISTEM MENYELENGGARAKAN FILING Menurut abjad (alphabetical)  Menurut subyek (by subject)  Menurut nomor (numerical)  Menurut daerah (geographical)  Menurut urutan (chronological)  .

MENURUT ABJAD (ALPHABETICAL) Dinamakan sistem abjad karena dasar pengaturan arsip berdasarkan urutan abjad. Nama tempat atau nama barang . Arsip diklasifikasikan berdasarkan : - - Nama perusahaan. Nama orang.1. Nama instansi.

2. MENURUT SUBYEK (BY SUBJECT) Sistem ini merupakan modifikasi dari penyusunan menurut abjad. Penyusunan lebih didasarkan : - Subyek surat Pembidangan Perihal dari pokok surat .

Pol.3. daftar pembelian. Penerangan 12 . politik luar negeri. Dalam ngeri 12 . Luar negeri 12 . Maka nomor-nomor serinya disusun sbb : a. MENURUT NOMOR (NUMERICAL) Penyusunan file ini dengan cara membubuhkan Nomor urut pada item dari masing-masing file dan menempatkan (menyusunnya) menurut nomor urut. dan penerangan. Filing cara ini dipakai untuk papers seperti : - Surat-surat cek. dsbnya Misalnya untuk bidang politik.01 b. diberi nomor kode “12” bidang politik ini dibagi. Surat-surat mobil. Pol.03 . dalam negeri.02 c.

PERALATAN FILING Filing kabinet/almari  Guide  Folder  Map  .

maka bidang filing ini selain dikenal adanya cara-cara konvensional. Tape 3. dipergunakan juga mesin-mesin electronic data processing : 1. Hard disc 4.PERKEMBANGAN Sesuai dengan kemajuan zaman serta perkembangan iptek. Dengan micro film 2. Compact Disc .

dokumen. salah satu masalah urgen lainnya yg dihadapi oleh setiap Instansi. ataupun organisasi ialah tentang penentuan-penentuan jangka waktu berapa lama surat-surat. kantor.RECORDS RETENTION SCHEDULE Disamping filing. . atau Records yang manakah yang harus dimusnahkan karena tidak diperlukan lagi. warkat.

Penentuan jangka waktu lamanya penyimpanan records 2. Penentuan kapan jenis-jenis record tertentu dimusnahkan .JADWAL RETENSI 1.

KLASIFIKASI RECORDS Records yang tidak penting (non esensial)  Records yang dapat dimanfaatkan (helpful)  Records yang penting (important)  Records yang sangat penting (vital)  .

FUNGSI ARSIP  Pasal 2 UU No. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah . dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang. sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan. pelaksanaan.  b.  a.  c. penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya.  ARSIP STATIS  Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan.7/1971 Fungsi ARSIP ARSIP DINAMIS  Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan. maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari.

sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.PENYUSUTAN ARSIP Setelah suatu periode kegiatan kantor. seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses “pemindahan arsip” . Jika hal ini terus berlangsung. arsip sudah semakin menumpuk ditempat penyimpanan. Oleh karena itu. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak.

misalnya 1 tahun.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. dimana arsip sudah/jarang sekali digunakan. biasanya setelah suatu priode tertentu. .

seperti filing kabinet. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus.DASAR PEMINDAHAN ARSIP Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif”. tempat untuk penyimpanan arsip (Unit Arsip) . tergantung pada kebijakan masing-masing instasi. Biasanya suatu instansi menyusun jadwal retensi arsip (jra).