P. 1
Komunikasi Dalam Oganisasi Pemerintahan

Komunikasi Dalam Oganisasi Pemerintahan

|Views: 147|Likes:
Published by perdamenta

More info:

Published by: perdamenta on Jul 12, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/12/2012

pdf

text

original

TATAP MUKA KE-3

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN)
Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi

Effective communication in the team is vital for organization. Effective communication helps team build its solidity. The Solidity in team cooperation is very important needed to accomplishment of organization goals. A. URGENSITAS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Manajemen merupakan serangkaian aktivitas untuk melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi adalah kerangka, struktur atau wadah orang-orang yang bekerjasama. Fungsi-fungsi manajemen (Perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personil, pembimbingan, koordinasi, pelaporan, penganggaran dan pengendalian) diarahkan untuk pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Organisasi sebagai wadah dari kumpulan orang-orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu tim menuntut teamwork yang baik. Salah satu komponen penting dalam membangun sebuah teamwork yang baik adalah adanya komunikasi yang efektif dalam tim. Komunikasi dapat memperkuat ataupun memperlemah bahkan menghancurkan sebuah tim. Good communication can build up a team, bad one can break Kapan dan di mana pun orang bersama-sama, atau berada dalam kebersamaan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, itulah sebuah tim. Prioritas utama sebuah tim apapun adalah untuk belajar berfungsi seefektif dan seefisien mungkin, sehingga secara individu dan bersama-sama, anggota tim itu dapat meraih sasaran yang tepat. Tidak ada seorang pun di dunia ini yang dapat meraih kesuksesan tanpa bekerjasama dengan orang lain. Dapat digambarkan secara skematik arti penting komunikasi dalam organisasi sebagai berikut :
ORGANIZATIO N FUNCTIONS OF MANAGEMENT PLANNING ORGANIZIN STAFFING DIRECTING COORDINAT ORGANIZATIO N REPORTING CONTROLLI OF ORGANI ZATION

CO MM UNI CAT ION

GOALS

TEAM

1

HAKEKAT DAN CIRI ORGANISASI SEBAGAI TIM Tim adalah suatu kelompok yang memiliki keikatan dan intereaksi yang harmonis memacu terjadinya perubahan pertumbuhan dan perkembangan pribadi maupun organisasi . Keikatan dan interaksi yang harmonis tersebut muncul dalam wujud keterpaduan pola pikir (way of thinking), pola emosi dan motivasi (way of feeling) dan pola tindak (way of action) Prajudi Atmosodirdjo, 1989). Adanya keterpaduan pola pikir, pola emosi, motivasi dan persepsi serta pola tindak memudahkan terjadinya titik temu berbagai keinginan dan minat (interest) ke dalam tujuan bersama (common goal). Soliditas tim dalam bekerjasama adalah sangat penting dibutuhkan dalam pencapaian sukses tujuan-tujuan organisasi. Tidak ada manusia yang sempurna, oleh karena itu manusia perlu melaksanakan kegiatan bersama secara efektif sehingga pekerjaan akan berjalan dengan efektif, oleh karena itu diperlukan sebuah tim yang efektif (Adman, t.t). Team (tim) atau TEAM, bukanlah sekedar kata, melainkan juga merupakan akronim untuk suatu kebenaran yang dahsyat, yaitu Together Everyone Achieve More. Konsep dari tim ini terbentuk dari kata yang sering kita dengar berulang kali, yaitu sinergi. Kata sinergi ini berasal dari bahasa Yunani sunergos, ”sun” berarti bersama dan ”ergon” berarti bekerja. Sinergi berarti interaksi dari dua individu atau lebih atau kekuatan yang memungkinkan kombinasi tenaga mereka melebihi jumlah tenaga individu mereka. Kerja tim adalah kemampuan untuk bekerja sama menuju satu visi yang sama, kemampuan mengarahkan pencapaian individu ke arah sasaran organisasi. Itulah rangsangan yang memungkinkan orang biasa mencapai hasil yang luar biasa. Mengenai prinsip sinergi dapat kita lihat dalam kontes kuda penghela dalam kontes kuda penghela di suatu pekan raya kota. Kuda juara dalam kontes tersebut mampu menghela gerobak seberat 2.250 kilogram. Juara kedua sanggup menarik beban sebesar 2.000 kilogram. Dalam teori, berarti kedua kuda tersebut secara bersama-sama harus mampu menggerakkan maksimum 4.250 kilogram. Untuk uji coba teori tersebut, pemilik kedua kuda memadukan kedua kuda dan membebaninya dengan gerobak. Semua orang yang melihat terperangah. Kedua kuda tersebut mampu menarik beban seberat 6.000 kilogram, atau 1.750 kilogram lebih berat dibanding jumlah upaya yang mampu mereka lakukan sendiri-sendiri. Sinergi dapat dipakai untuk menyatukan tenaga individu, menutup keterbatasan individu, untuk menggandakan upaya individu, supaya sasaran yang lebih banyak dan lebih besar dapat dicapai. (Adman, t.t).
B.

C.MEMBANGUN TIM EFEKTIF Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building mengatakan bahwa manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut: 1. Dengan adanya tim maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dan dapat dicapai secara optimal
2

2. Anggota tim dan pemimpin tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar tim berhasil. 3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya dan dapat saling membantu satu sama lain 4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya. 5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai. 6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim. 7. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa diselesaikan secara maksimal. 8. Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan pribadi. 9. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas kontribusi pribadinya. 10. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal. 11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok. 12. Anggota kelmpok lebih berprestasi dalam bekerjasama dengan tim dan tim lainnya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa banyak keuntungan bekerja dalam tim dibandingkan dengan kerja individu, oleh karena itu sangat disarankan untuk bekerja dalam tim agar hasilnya lebih maksimal. KOMUNIKASI DALAM TIM Untuk dapat membangun kerjasama dalam sebuah tim di dalam suatu organisasi, diperlukan komunikasi antar anggotanya agar tujuan bersama dapat tercapai. Pernahkah kita membayangkan apa yang terjadi dalam suatu tim apabila setiap anggota tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim lainnya? Seberapa pun hebatnya kemampuan individu dalam suatu tim, mereka tidak akan ada gunanya apabila tidak dapat berkomunikasi antara yang satu dengan lainnya. Mereka hanya akan menjadi sebuah kelompok yang tidak tahu ke mana arah yang akan dituju. Keahlian mereka akan menjadi sia-sia apabila mereka tidak dapat mengkomunikasikannya dengan orang lain. Seperti yang telah dikatakan oleh William Shakespeare :
D.

”No man is lord of anything, though in and of him there be much consisting, till he communicate his part to other.” 3

Komunikasi yang berlangsung antar manusia (Human Communication) di dalam organisasi ataupun dalam konteks organisasi sering disebut sebagai Komunikasi Organisasi. Organisasi merupakan satu wadah dimana berkumpul orang-orang yang bekerjasama melakukan suatu aktivitas guna mencapai tujuan-tujuan tertentu, yang mana di dalam satu definisi juga diartikan sebagai suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut diatas dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan : 1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. 2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. Uraian diatas dapat dikemukakan 2 (Dua) macam arus komunikasi di dalam organisasi sebagai berikut (Surdjana, 2005; 28) : a. Komunikasi vertikal yaitu komunikasi antara atasan dan bawahannya. b. Komunikasi horisontal yaitu komunikasi diantara individu-individu di dalam organisasi. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masingmasing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut: 1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
4

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. 3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama. TATAP MUKA KE-4

KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN)
Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi

Keberhasilan suatu organisasi dalam mewujudkan tercapainya tujuan organisasi secara efesien dan efektif tergantung kepada berbagai macam faktor, salah satunya yang penting dan strategis adalah komunikasi. Komunikasi (Hubungan) antara pimpinan dengan bawahan (Staff) adalah masalah komunikasi mengenai segala keputusan yang menyangkut karyawannya (Staff), dimana fihak pimpinan pada satu fihak menentukan kebijakan yang terkait dengan kepentingan organisasi dan di satu fihak yang lain, karyawan (Staff) mempunyai kepentingan yang berbeda dengan fihak pertama (Pimpinan). Masalah komunikasi ini yang sering menimbulkan ketengangan antara dua fihak yang saling berlainan kepentingannya, sehingga menimbulkan apa yang disebut sebagai perselisihan atasan dan bawahan.
Pimpinan

Upward communicatio n

Downward communication

Staf Horizontal communicatio n

Staf

5

1. 2.

Setiap hari di dalam organisasi berlangsung berbagai kegiatan yang dilakukan melalui hubungan timbale balik (Komunikasi) diantara atasan dengan bawahan (Staff), antara bawahan dengan atasan serta diantara orangorang yang ada di dalam organisasi. Bentuk komunikasi yang berlangsung dinyatakan dalam 2 (Dua) bentuk komunikasi yaitu (Sudjana, 2005; 28) : Komunikasi yang bersifat lisan (Oral Communication) Komunikasi yang bersifat tertulis (Written Communication)

Kelebihan dan kelemahan masing-masing bentuk komunikasi diatas adalah sebagai berikut : 1. Komunikasi yang bersifat lisan (Oral Communication) : 1.1. Kelebihan : 1.1.1. Fihak berkomunikasi berhadap-hadapan muka secara langsung sehingga dapat menilai tingkat penerimaan dan pengertian terhadap orang yang diajak bicara; 1.1.2. Dapat langsung menanyakan apa yang belum difahami; 1.1.3. Dapat mengetahui secara pasti apa yang dimaksud oleh si penyampai pesan; 1.1.4. 1.2. Kelemahan : 1.2.1. Pengamatan kata-kata yang diucapkan kadangkadang kurang teliti dibandingkan dengan pengamatan kata-kata yang tertulis; 1.2.2. Ruang lingkup darikomunikasi secara lisan itu terbatas dalam siatuasi dan waktu tertentu; 1.2.3.

2. Komunikasi yang bersifat tertulis (Written Communication) :

Kelebihan : 2.1.1. Bahwa apa yang telah dilakukan itu didokumentasikan secara teliti 2.1.2. Pada umumnya individu-individu alan lebih mengerti secara jelas apa yang tertulis daripada bila hanya mendengar 2.1.3. Segala yang tertulis atau tercetak dapat diulang 2.1.4. ………………………………… 2.2. Kelemahan : 2.2.1. Pemeliharaan atau penyimpanan yang bersifat up to date
6

2.2.2. Usaha untuk secara cepat mendapatkan kembali dokumen itu jika diperlukan di kemudian hari 2.2.3. Dapat pula menjadi sumber perselisihan karena sistem formalitas dan legalitas (Prosedur pengaturan) 2.2.4. …………………………

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Dalam suatu organisasi, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu: 1. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu

mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
7

kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. 2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. 2. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Memahami Komunikasi dalam Organisasi Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan
8

gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut. Gaya Komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver). Gaya Komunikasi yang akan kita pelajari adalah sebagai berikut : 1. The Controlling style

Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications. Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya. Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat
9

mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula. 2. The Equalitarian style

Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindakan share/berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi. 3. The Structuring style Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

10

4. The Dynamic style Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen). Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut. 5. The Relinguishing style Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain. Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya. 6. The Withdrawal style Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut. Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.
11

Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat

TATAP MUKA KE-5

KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN)
Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi

Peran Manajer (Pimpinan) Dalam Komunikasi Organisasi Sebagaimana telah diketahui dan diakui bahwa keberhasilan suatu organisasi dalam mewujudkan tercapainya tujuan organisasi secara efesien dan efektif tergantung kepada berbagai macam faktor, salah satunya yang penting dan strategis adalah komunikasi. Manajer di dalam apapun organisasi adalah seseorang yang bekerja dengan dan melalui orang lain, mengkoordinir aktifitas kerja mereka untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Peranan manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena keberadaan manajer yaitu menjadi palang pintu atau menjadi salah satu ujung tombak dari keberhasilan dalam berorganisasi. Untuk mengorganisir, mengerahkan dan menggerakkan sekelompok orang (Tim) di dalam organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, manajer dituntut leadership ability and skills yang dimilikinya yaitu
12

kemampuan dan ketrampilan untuk mempengaruhi (to influence), berkomunikasi (to communicate the message/idea to other people) dan mengambil keputusan (make a decision). Di dalam organisasi, seorang manajer (Pimpinan) setidaknya harus memiliki tiga kemampuan khusus yakni : Kemampuan analitis (analytical skills), yakni kemampuan untuk menilai tingkat pengalaman dan motivasi bawahan dalam melaksanakan tugas. • Kemampuan untuk fleksibel (flexibility atau adaptability skills), yaitu kemampuan untuk menerapkan gaya kepemimpinan yang paling tepat berdasarkan analisa terhadap situasi. • Kemampuan berkomunikasi (communication skills), yakni kemampuan untuk menjelaskan kepada bawahan tentang kebijakan, keputusan, perencanaan organisasi dan pengorganisasian sumberdaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Konflik Dalam Organisasi Apabila dalam perjalanannya, komunikasi antara pimpinan dan bawahan tidak berlangsung efektif, demikian juga diantara bawahan dengan bawahan dari beberapa bidang/ bagian yang selevel maka justru yang timbul adalah gesekan-gesekan hingga perselisihan (Conflict).

Menurut Rahman Faisal mengutip pendapat Baden Eunson (Conflict Management, 2007, diadaptasi), terdapat beragam jenis konflik di dalam organisasi : a) Konflik vertikal yang terjadi antara tingkat hirarki, seperti antara manajemen puncak dan manajemen menengah, manajemen menengah dan penyelia, dan penyelia dan subordinasi. Bentuk konflik bisa berupa bagaimana mengalokasi sumberdaya secara optimum, mendeskripsikan tujuan, pencapaian kinerja organisasi, manajemen kompensasi dan karir dan semacamnya.

b) Konflik Horisontal, yang terjadi di antara orang-orang yang bekerja pada tingkat hirarki yang sama di dalam organisasi. Contoh bentuk konflik ini adalah tentang perumusan tujuan yang tidak cocok, tentang alokasi dan efisiensi penggunaan sumberdaya, dan sebagainya. c) Konflik di antara staf lini, yang terjadi di antara orang-orang yang memiliki tugas berbeda. Contoh misalnya antara Divisi
13

pemasaran membutuhkan produk yang beragam sesuai permintaan pasar. Sementara divisi produksi hanya mampu memproduksi jumlah produksi secara terbatas karena langkanya sumberdaya manusia yang ahli dan teknologi yang tepat. Antara bagian keuangan dan bagian pelayanan, yang mana bagian pelayanan membutuhkan berbagai perlengkapan dan peralatan untuk membuat pelayanan menjadi nyaman tetapi bagian keuangan sangat keberatan mengingat anggaran keuangan yang terbatas. d) Konflik peran berupa kesalahpahaman tentang apa yang seharusnya dikerjakan oleh seseorang. Konflik bisa terjadi antarkaryawan karena tidak lengkapnya uraian pekerjaan, pihak karyawan memiliki lebih dari seorang manajer, dan sistem koordinasi yang tidak jelas. Penyebab Konflik Di Dalam Organisasi Konflik dapat berkembang karena berbagai sebab, antara lain sebagai berikut: 1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas 2. Hambatan komunikasi 3. Tekanan waktu 4. Standar, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk akal 5. Pertikaian antar pribadi 6. Perbedaan status 7. Harapan yang tidak terwujud 8. Dan sebagainya

Pengelolaan Konflik Di Dalam Organisasi Konflik dapat dicegah atau dikelola dengan : Disiplin : Mempertahankan disiplin dapat digunakan untuk mengelola dan mencegah konflik. Setiap personil harus mengetahui dan memahami peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi. Jika belum jelas, mereka harus mencari bantuan untuk memahaminya. • Pertimbangan Pengalaman dalam Tahapan Kehidupan : Konflik dapat dikelola dengan mendukung tim untuk mencapai tujuan sesuai dengan pengalaman dan tahapan hidupnya. • Komunikasi : Suatu Komunikasi yang baik akan menciptakan lingkungan yang kondusif. Suatu upaya yang dapat dilakukan manajer untuk menghindari konflik adalah dengan menerapkan komunikasi yang efektif dalam kegiatan sehari-hari yang akhirnya dapat dijadikan sebagai satu cara hidup.
• 14

Mendengarkan secara aktif : Mendengarkan secara aktif merupakan hal penting untuk mengelola konflik. Untuk memastikan bahwa penerimaan setiap personil dalam tim telah memiliki pemahaman yang benar, mereka dapat merumuskan kembali permasalahan para pegawai sebagai tanda bahwa mereka telah mendengarkan.

Teknik Atau Keahlian Untuk Mengelola Konflik Ada beberapa pendekatan dalam resolusi konflik yaitu tergantung pada : 1. Konflik itu sendiri 2. Karakteristik orang-orang yang terlibat di dalamnya 3. Keahlian individu yang terlibat dalam penyelesaian konflik 4. Pentingnya isu yang menimbulkan konflik 5. Ketersediaan waktu dan tenaga 6. Keterbukaan fikiran dan sikap

TATAP MUKA KE-6

KOMUNIKASI DAN KOORDINASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN)
Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi

Kaitan Komunikasi dan Koordinasi Sebagaimana bagan pada materi tatap muka ke-3 bahwa untuk merealisasikan keseluruhan fungsi-fungsi manajemen yang ada di dalam organisasi guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan maka komunikasi adalah salah satu faktor terpenting yang sangat menentukan kelancaran dan kesuksesan berjalannya fungsi-fungsi manajemen tersebut. Demikian pula halnya dengan salah satu fungsi manajemen yaitu coordination. Koordinasi diantara unit satu dengan lainnya, bagian satu dengan yang lain tidak akan
15

berjalan tanpa adanya komunikasi yang efektif diantara personil yang ada di dalam masing-masing unit ataupun bagian. Tujuan inti dari adanya komunikasi adalah titik temu ataupun kesamaan pola pandang meskipun berlatar perbedaan kerangka fikir, budaya, pengetahuan, pengalaman dan sebagainya diantara satu orang dengan yang lainnya. Di dalam kehidupan organisasi pun demikian, komunikasi efektif sangat diperlukan dan sangat menentukan bagaimana diantara satu unit ataupun bagian yang berbeda tugas, fungsi dan wewenangnya dapat saling menyesuaikan dan menemukan titik temu dalam suatu kebersamaan untuk pencapaian tujuan organisasi (common purpose). Hierarki (Jenjang Organisasi) Istilah jenjang organisasi merupakan terjemahan dari istilah bahasa Inggris hierarchy, level of management, ataupun scalar principle (Sutarto, 1980; 158). Dimaksudkan jenjang organisasi (hierarki) adalah tata hubungan formal antara atasan dan bawahan dan sebaliknya yang lahir akibat terbentuknya susunan organisasi dan posisi tangga-tangga jabatan dalam organisasi melalui sejumlah tingkatan pertanggung jawaban yang satu sama lain berhubungan erat dan jalin-menjalin (Sudjana, 2005; 37). Terkait dengan susunan dari posisi tersebut, maka masing-masing unit organisasi sesuai dengan eselonnya, mempunyai wewenang dan tanggung jawab tertentu yang bertautan pada jabatan yang dimaksud, yang tersalur melalui tangga-tangga hierarki. Sumber-sumber dari wewenang dan tanggung jawab yang melekat pada unit organisasi, pada umumnya atas ketentuan-ketentuan atau peraturan yang berlaku secara formal dalam organisasi. Akan tetapi wewenang dan tanggung jawab didasarkan pula atas kemampuan dan keahlian dari pimpinan serta anggota-anggota organisasi yang bersangkutan. Ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam organisasi dan keharusan menegakkan disiplin mengharuskan anggota-anggota organisasi untuk patuh pada pola hierarki yang ada. Dalam suatu organisasi, hierarki berfungsi antara lain sebagai berikut : 1. Saluran pemberian perintah 2. Saluran komunikasi dari atas ke bawah 3. Saluran komunikasi dari bawah ke atas 4. Mengatur agar setiap keputusan dari tiap komponen organisasi keluar secara teratur dan beruntun serta tidak saling bertentangan; 5. Untuk penelaahan bagi persoalan-persoalan yang sudah, sedang atau akan diselesaikan; 6. Sebagai saluran pengendalian; 7. Sebagai saluran untuk penentuan batas-batas tanggung jawab; 8. Saluran pendelegasian wewenang
16

Keserasian koordinasi dan hierarki merupakan tugas yang harus tetap diselenggarakan dan dibina oleh pimpinan staf sehingga segala pekerjaan staf dapat terjalin secara sinkron, tidak ada pertentangan dan tidak melanggar prinsip adanya wewenang dan tanggung jawab yang seimbang. Hubungan Kerja dan Koordinasi Hubungan kerja adalah merupakan bentuk komunikasi administrasi dalam bidang Pemerintahan. Hubungan kerja adalah merupakan kewajiban bagi setiap instansi pemerintah agar tugas-tugas Pemerintah dapat dilaksanakan tanpa adanya kesimpangsiuran (duplication), tanpa tumpang tindih (overlapping) dan kekaburan (doubleurs) (Sudjana, 2005; p.33). Hubungan kerja dapat dibagi atas : Hubungan kerja intern Hubungan kerja ekstern A. Hubungan kerja intern dapat dibagi atas : a.1. Hubungan kerja vertical a.2. Hubungan kerja horizontal a.3. Hubungan kerja diagonal Hubungan kerja vertical ialah hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dalam suatu unit kerja. Misalnya : Direktur Jenderal dengan Direktur, Sekretaris Jenderal dengan Kepala-kepala Biro, Bupati/Walikota (cq. Sekretaris Daerah) dengan Kepala-kepala Dinas dan sebebaginya. Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antara pejabatpejabat atau unit/bagian dalam tingkat (Level) sama dalam suatu organisasi. Misalnya Direktur Jenderal dengan Sekretaris Jenderal, Sekretaris Jenderal dengan Inspektur Jenderal, diantara Kepala-kepala Dinas, diantara kepala bagian dengan kepala bagian yang lain dan sebagainya. Hubungan kerja diagonal adalah hubungan kerja antara pejabat-pejabat atau unit-unit yang berbeda tingkatannya (Levelnya) dan berlainan tugas, fungsi dan kewenangannya tetapi secara fungsional ada hubungannya. Misalnya Biro Kepegawaian pada Sekretariat Jenderal dengan Kepala Bagian Kepegawaian pada Sekretaris Direktorat Jenderal dalam suatu Departemen. Contoh dapat dilihat pada bagan di bawah ini : Bagan Hubungan Kerja Diagonal

a. b.

17

B. Hubungan kerja ekstern : ialah hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi (Departemen-departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen/Dinas-dinas) yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja di dalam pelaksanaan tugas Pemerintahan. Diantaranya dapat dicontohkan sebagai berikut : • Perencanaan anggaran diperlukan hubungan kerja oleh Departemen-departemen dan LPND lainnya dengan Bappenas dan Departemen Keuangan c.q. Direktorat Jenderal Anggaran; • Kepegawaian, diperlukan hubungan kerja oleh instansi-instansi pemerintah dengan Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) sekarang BKN; • Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) PNS diperlukan hubungan kerja dengan instansi pemerintah lainnya seperti Lembaga Administrasi Negara (LAN). • Penelitian dan Pengembangan (Litbang) Departemen dengan LPND seperti LIPI. • Dan sebagainya. Hubungan kerja eksternal dibagi atas 3 (tiga) pula yaitu : b.1. Hubungan kerja vertical b.2. Hubungan kerja horizontal b.3. Hubungan kerja diagonal Hubungan kerja horizontal adalah hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi (Departemen-departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen/Dinas-dinas) dalam tingkat (Level) yang sama, yang mana secara fungsional mempunyai hubungan kerja di dalam pelaksanaan tugas Pemerintahan. Contoh : Departemen Dalam Negeri (sekarang Kementerian Dalam Negeri) dengan Departemen Pendidikan Nasional terkait urusan pendidikan kedinasan. Hubungan kerja diagonal hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi yang berbeda tingkatannya (Levelnya) dan berlainan tugas, fungsi dan kewenangannya tetapi secara fungsional ada hubungannya. Contoh : Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) dengan Departemen Pendidikan Nasional c.q. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti).

TATAP MUKA KE-7

KOMUNIKASI DAN KOORDINASI DI DALAM ORGANISASI (PEMERINTAHAN)
Oleh : Drs. Tjahjo Suprajogo, MSi

18

1.

2.

Pengertian Koordinasi Terdapat beberapa pengertian koordinasi yang telah dikemukakan pakar organisasi dan manajemen, antara lain : James D. Mooney : “ the orderly arrangement of group effort, to provide unity of action in the pursuit of a common purpose “ (Principles of Organization, 1947) Leonard D. White : “ Coordination is the adjustment of the parts to each other, and of the movement and operation of parts in time so that each can make its maximum contribution to the product of the whole “ (Introduction to the Study of Administration, 1957). 3. Tjahjo Suprajogo : “ Koordinasi adalah suatu kesatuan tindakan bagaimana satu unit (Bagian) yang satu dengan yang lainnya yang berbeda-beda tugas, fungsi dan wewenangnya untuk menemukan cara pandang dan pola gerak yang sama dalam hubungan kebersamaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan “ (Materi Kuliah : Komunikasi dan Koordinasi Pemerintahan, IPDN, 2010) Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula (Sudjana, 2005; 35). Koordinasi adalah suatu proses yang mengatur agar pembagian kerja dari berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi suatu kebulatan yang terintegrasi dengan cara yang seefisien mungkin. Koordinasi diperlukan dalam pelaksanaan tugas kepemimpinan staf sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi, untuk mengoreksi atu menguji kebaikan rencan atau tindakan yang diambil oleh staf, antar staf atau antara staf dengan komponen lain yang tersangkut atau akan tersangkut dalam pelaksanaan rencana yang telah disusun. Koordinasi diperlukan tidak saja sebagai alat untuk menyusun dan menetapkan rencan dan tindakan apa yang harus dijalankan dan bagaimana cara menjalankannya. Akan tetapi juga untuk mengawasi agar tindakan tersebut benar-benar dijalankan dengan tepat. Alasan Perlunya Koordinasi Terdapat beberapa alasan mengapa diperlukan adanya koordinasi di dalam organisasi antara lain adalah : 1. Bahwa kompleksitas kegiatan yang terdapat di dalam organisasi menuntut adanya pembagian kerja (Division of Work) yang masingmasing memiliki tugas, fungsi, dan wewenang yang berbeda. Agar tiap-tiap unit di dalam organisasi bisa secara bersama-sama dan saling sinergi menuju pencapaian tujuan bersama maka perlu koordinasi;
19

2. Bahwa tiap-tiap unit/bagian adalah memiliki peran penting masing-masing, agar jangan sampai setiap unit/bagian bekerja sendiri-sendiri sehingga berdampak tidak tercapainya pencapaian tujuan bersama; 3. Bahwa tiap-tiap unit/bagian adalah memiliki tugas, fungsi, dan wewenang yang berbeda satu dengan yang lainnya tetapi memerlukan saling hubungan dan membutuhkan antar unit/bagian yang berbeda tersebut; 4. ………………………………………….. Tujuan Koordinasi Koordinasi ditujukan antara lain kepada : a. Pencegahan konflik dan kontradiksi b. Pencegahan persaingan yang tidak sehat c. Pencegahan pemborosan d. Pencegahan kekosongan ruang dan waktu e. Pencegahan terjadinya perbedaan pendekatan dan pelaksanaan Manfaat Adanya Koordinasi Terdapat beberapa manfaat apabila di dalam organisasi telah dilakukan koordinasi, antara lain sebagai berikut (Sutarto, 1980; 128) : 1. Dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuansatuan organisasi atau antara para pejabat yang ada di dalam organisasi; 2. Dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting; 3. Dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabat; 4. Dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas; 5. Dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu menunggu yang memakan waktu yang lama; 6. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekembaran pengerjaaan terhadap tugas oleh para pejabat; 7. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pengerjaan terhadap suatu aktivitas oleh satuan-satuan organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap tugas oleh para pejabat; 8. Dapat ditumbuhkan kesadaran diantara para pejabat untuk saling bantu satu sama lain terutama diantara pejabat yang ada di dalam satuan organisasi yang sama; 9. Dapat ditumbuhkan kesadaran diantara para pejabat untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya, kesalamatan bagi dirinya atas kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya; 10. Dapat dijamin adanya kesatuan langkah antar para pejabat;
20

11. Dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar pejabat ; 12. Dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat; 13. Dapat dijamin adanya kesatuan kebijakan antar pejabat; Indikator Terjadinya Kekosongan/Kurangnya Koordinasi Terdapat beberapa indikator yang dapat menunjukkan gejala-gejala kekosongan atau kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi : a. Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap termasuk di dalam ruang lingkup tugasnya. Dalam hal ini sering lalu terjadi kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan sumber daya (material); b. Petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan sesuatu tanggung jawab kepada fihak lain karena masing-masing merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk di dalam ruang lingkupnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan; c. Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancer karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serba ragu dan pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan serba salah, saling berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. Gambaran pentingnya koordinasi diantara masing-masing unit/bagian yang berjalan dan bekerja sendiri-sendiri dapat dinyatakan secara bagan sebagai berikut :
THE GOALS OF ORGANIZATION

S P E C I A L I Z A T I O N

Unit Unit

Unit Unit

Unit Unit

Unit

21

Unit

Unit

ORGANIZATION
Sumber : Catheryn S.Hudson, Organization and Management Theory and Practice, Washington, D.C., The American University Press, 1957, p. 6 dengan sedikit modifikasi Tjahjo Suprajogo (2010)

Pencapaian tujuan secara keseluruhan organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :
THE GOALS OF ORGANIZATION

COMMUNICATION

COORDINATION

COMMUNICATION

COORDINATION

ORGANIZATION

Sumber : Catheryn S.Hudson, Organization and Management Theory and Practice, Washington, D.C., The American University Press, 1957, p. 8, dengan sedikit modifikasi Tjahjo Suprajogo (2010)

Tata cara yang lazim dipergunakan oleh pimpinan untuk menjamin bahwa suatu rencana dan tindakan telah terkoordinasi adalah sebagai berikut (Sudjana, 2005; 36) : 1. Melakukan rapat dengan para pejabat terkait; 2. Melakukan briefing staf untuk memberitahukan kebijakan pimpinan kepada staf, yang dalam waktu sesingkat mungkin harus diketahui dan mendapat perumusan;

22

3. Rapat staf untuk mengadakan pengecekan terhadap kegiatan yang telah dan sedang dilaksanakan oleh staf serta mengadakan integrasi dari pokok-pokok hasil pekerjaan staf; 4. Mengumpulkan laporan-laporan mengenai pelaksanaan keputusan pimpinan organisasi; 5. Mengadakan kunjungan serta inspeksi mengenai pelaksanaan keputusan pimpinan organisasi serta memberikan petunjuk-petunjuk sesuai dengan pedoman atau ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi; 6. Pemeliharaan hubungan dalam berbagi bentuk demi meningkatnya keserasian kerja dengan mengadakan pertemuan informal antara pejabat atupun para staf; 7. Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan, demikian pula kepada para staf (Sutarto, 1980; 134) 8. Menyebarkan kartu kepada para pejabat maupun staf yang diperlukan; 9. Mengangkat koordinator dari suatu kegiatan/pekerjaan; 10. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja dan buku kumpulan peraturan; 11. Selalu berkoordinasi baik secara langsung maupun tidak langsung melalui berbagai media elektronik termasuk HP maupun internet; 12. Membuat tanda-tanda, simbol-simbol, kode, dan bahkan menyanyi bersama 13. ………………………………….. MACAM/JENIS-JENIS KOORDINASI Secara teoritik koordinasi dapat ditinjau dari sisi lingkup dan arah jalurnya adalah sebagai berikut (Sudjana, 2005; 39) : a. Menurut Lingkupnya : 1.Koordinasi Intern yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit di dalam suatu organisasi; 2.Koordinasi ekstern yaitu koordinasi antar pejabat dari berbagai organisasi atau antar organisasi b. Menurut Arahnya : 1. Koordinasi Horizontal yaitu koordinasi antar pejabat atau antar unit yang mempunyai hierarki yang sama dalam suatu organisasi, dan antar pejabat dari organisasi-organisasi yang sederajat atau antar organisasi yang setingkat; 2. Koordinasi Vertikal yaitu koordinasi antara pejabat-pejabat dan unit-unit tingkat bawah oleh pejabat atasannya atau unit tingkat atsnya langsung, juga cabang-cabang suatu organisasi oleh organisasi induknya;
23

3. Koordinasi Diagonal yaitu koordinasi antar pejabat atau unit yang berbeda fungsi dan berbeda tingkatan hierarkinya; 4. Koordinasi Fungsional adalah koordinasi antar pejabat, antar unit atau antar organisasi didasarkan atas kesamaan fungsi atau karena koordinatornya mempunyai fungsi tertentu c. Menurut Peraturan Pemerintah : 1. Koordinasi Fungsional yaitu antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat; 2. Koordinasi Instansional, yaitu terhadap beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan; 3. Koordinasi Territorial adalah terhadap dua atau lebih wilayah dengan program tertentu. TATAP MUKA KE 9 DAN 10 : MENCARI DAN MENDISKUSIKAN CONTOH-CONTOH EMPIRIK PRAKTEK KOORDINASI PEMERINTAHAN DI LAPANGAN PENYEBAB-PENYEBAB a. Faktor kepemimpinan b. Ego sektoral c. Dan sebagainya
KEBIJAKAN

BERBAGAI MASALAH DAN KENDALA SERTA TANTANGAN KOORDINASI PEMERINTAHAN

IMPLEMENTAS I

Intern organisasi

Ekstern/antar organisasi pemerintahan

TATAP MUKA KE 11 MACAM/JENIS-JENIS HUBUNGAN POLA KERJA DAN KOORDINASI DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

24

TATAP MUKA KE-12 PERATURAN PERUNDANGAN-UNDANGAN YANG MENGATUR KOORDINASI ANTAR SUSUNAN PEMERINTAHAN PERSPEKTIF NORMATIF DAN EMPIRIK TATAP MUKA KE-13 (Lihat kaitannya dengan materi Tatap Muka Ke-6 dan Ke-7) A.Prosedur Kerja, Sistem Kerja, Tata Kerja
1. Prosedur Kerja Prosedur berkaitan dengan seri langkah yang bertahap dan satu sama lain yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur bersifat deskriptif karena membantu pelaksanaan koordinasi dengan jalan menyediakan petunjuk untuk tindakan para karyawan pada situasi yang berulang-ulang muncul. Dipandang dari sudut ini, prosedur dianggap sebagai reaksi rutin atau yang diprogramkan terhadap situasi-situasi problem yang bersifat umum dan terstruktur. Pada organisasi-organisasi public dan bisnis tipe reaksi organisatoris yang demikian disebut “prosedur operasi standar” (Standar Operating Prosedures=SOP) Melalui prosedur demikian maka anggota organisasi memperoleh jaminan tertentu bahwa pihak lain akan berperilaku dengan cara yang dapat diramalkan sehubungan dengan tanggapan jawaban mereka. Prosedur merupakan rangkaian tata kerja yang mencakup tehnik, peralatan, formulir dan informasi yang diperlakukan. Prosedur dapat diciptakan untuk menjamin kerjasama antar unit di dalam suatu organisasi maupun antara instansi dalam suatu proyek atau pelaksanaan tugas pemerintahan tertentu. Dengan diciptakannnya perosedur maka akan jelas bagi tiap pihak yang menjadi tugasnya, jangka waktu penyelesaian serta arahan kegiatannya. Dengan bantuan suatu prosedur yang tepat maka tiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cukup efesien. Kerjasama akan lebih menjadi produkif pula. Efesiensi ini akan dapat dicapai karena prosedur yang dianggap tepat adalah prosedur yang telah diciptakan melalui suatu analisis sehingga langkah langkahnya cukup sederhana, tidak terjadi duplikasi, sehingga biaya juga dapat dihemat. 2. Sistem Kerja Prosedur tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan system dan metoda, karena system merupakan rangkaian dari prosedur-prosedur, dan prosedur merupakan rangkaian daripada metoda-metoda. Sistem kearsipan dari suatu kantor umpanya akan terdiri dari prosedur-prosedur :  Penciptaan naskah-naskah dan formulir-formulir, 25

 Pemilihan dan pemeriksaan (sortir) surat masuk dan keluar, serta pengelolaan naskah,  Pencatatan dan penyampaian naskah/surat masuk dan keluar serta penyimpanan naskah dan pertinggal naskah keluar,  Pengelolaan naskah masuk dan pertinggal naskah keluar,  Penelitian dan pemisahan arsip (retensi), nama yang harus tetap disimpan di lemari (file) aktif/dinamis,  Pemindahan arsip,  Penghapusan arsip, 3. Tata Cara atau Metoda Kerja Untuk Prosedur di atas perlu ada tata kerja atau metoda penanganan tertentu dan petugas petugas tertentu yang bekerja secara terorganisasi agar tujuan system kearsipannya, penyajian dan penyimpanan informasi dengan tepat dan cepat akan dilaksanakan. Posedur pencatatan dan penyampaian naskah masuk kepada pengelola akan merupakan rangkaian tata kerja atau metode metode sebagai berikut :  Menerima naskah dari penarah dan pengindeks,  Menyampaikan tiga lembar kartu kendali, dan memasang kertas kertas karbonya,  Pegang naskah dengan tangan kiri,  Tangan kanan siap dengan alat tulis bertinta hitam,  Baca naskah,  Tulis kode indeks pada kolo paling atas sebelah kiri pada kartu kendali, lalu coret huruf K bila yang dicatat adalah surat masuk,  Lalu tuliskan semua informasiseperti instruksi pada kolom0kolom kartu kendali,  Tulisan harus rapi, jelas dengan kecepatan 5 menit untuk setiap kartu, atau setiap naskah,  Setiap selesai serahkan kepada pengantar, naskah dan kartu lembaran pertama dan kedua,  Lembaran ketiga simpan pada kotak file, Metode berhubungan dengan cara/teknologi dengan apa aktivitas atau tugas tertentu dilaksanakan. Metoda juga di pengaruhi oleh prosedur-prosedur yang menunjukkan langkah-langkah sebagai bagian dari prosedur. Kita mengenal istilah metoda standar ialah sebuah metode atau cara kerja yang telah direncanakan secara sistematis dan merupakan pola peilaku umum, yang diterima oleh pihak manajemen sebagai upaya mencari efesiensi pelaksanaan tuhas. Standarisasi dan spesialisasi kondisi-kondisi kerja dan metode melaksanaka suatu pekerjaan sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas. Dewasa ini terlihat gejala bahwa penerapan metode yang di standarisasi telah beralih dari deretan produksi hingga mencakup hampis semua aspek sesuau organisasi. 4. Mekanisme Hubungan Produser Kerja Sistem Kerja dan Tata Kerja Prosedur kerja dengan tehnik-tehnik pelaksanaannya memerlukan ketegasan mengenai siapa pelaksanaannya. Karena prosedur biasanya mempunyai tahapantahapan kerja, maka tiap tahapan ini jelas siapa penanggung jawabnya. Demikian 26

juga tentang keseluruhan prosedur harus ada yang menjaga dan mempertaggung jawabkannya. Penanggung jawab keseluruhan prosedur ini akan bergantung pada apa yang menjadi sasaran prosedurnya, dan penanggung jawab dari sasaran itu adalah yang seharusnya bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedu. Bahkan yang menciptakan prosedur tersebut. Dengan kata lain, dalam suatu organisasi, demikian juga dalam hubungannya dengan keterlibatan bebarapa organisasi/instansi, maka pemegang suatu fungsi di bidang itulah yang seharusnya menjadi penanggung jawab utaman. Ialah yang seharusnya mempunyai kewenangan koordinasi atas nama pucuk pimpinannya atau atas nama organisasinya. Sebagai contoh dapat digunakan bagaimana suatu produk produksi dapat diciptakan dan dipasarkan. Memilih apa yang mau diproduksi tentunya juga harus didasarkan pada penelitian pasar, atau kebutuhan konsumen, sehingga pemasarannya kelak tidak menghadapi kesulitan. Penanggung jawab dari proses ini dalam pemimpin perusahaan yang bersangkutan. Berdasakan proses tadi pemimpin perusahaan akan mencipakan rangkaian dari pada prosedur-prosedur perencanaan, pemeriksaan kualitas, produksi, pemasaran, penyediaan bahan, penyediaan pegawai dan penataan riwayat transaksinya serta pelayanan kantornya untuk mengadakan komunikasi dan dan korespondensi. Keseluruhan prosedur ini dinamakan system perusahaan produksi. Didalam setiap prosedur tadi (bagian dari sistem) akan di buat pula rangkaian tata kerja – tata kerja atau metoda-metoda. Setiap tata kerja inilah yang akan menjadi tanggung jawab pemegang fungsi. Dengan kata lain, penanggung jawab prosedurtertentu. Fungsi ini sekarang tinggal dicairkan kelompok orang yang menanganinya yang dipimpin oleh seorang yang disebutpimpinan kelompok atau manajer. Terciptalah kemudian unit-unti kerja tertentu dengan manajer-manajernya. Misalnya ada unit produksi, dengan Kepala Bagian Pemasarannya. Unit produksi akan bertangung jawab melaksanakan prosedur produksi dan tata kerja pemasaran. Unit peroduksi akan bergantung jawab melaksanakan prosedur produksi dan tata kerja pemasaran. Demikian juga bagian tiap prosedur dan tata kerja lainnya akan dibentuk unit-unitnya. Setelah unti-unti terbentuk, maka tersusunlah organisasi perusahaan produksi dan pemasaran suatu barang tertentu. Bila organisasi telah terbentuk dengan adanya pengisian tiap unit dengan orang orang yang diperlukan, tinggalah tugas pemimpin harus perusahaan untuk mengerakkan orang orang malaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur dan tata kerja yang telah ditetapkan, dengan menyediakan semua fasilitasnya yang berupa sumber-sumber. Disamping itu pemimpin harus menjaga agar tidak ada hambatan hambatan pada setiap unit melalui komunikasi dan saling tukar informasi sehingga unit melalui komunikasi dan saling tukar informasi sehingga unti yang satu akan menjunjung unti lainnya. Adanya kesatuan arah (memproduksi dan memasarkan barang untuk memperoleh laba ), adanya keseimbangan dalam beban tugas, serta adanya waktu penyelesain yang tepat dari setiap prosedur atau adanya “timing” yang serasi, menunjukan bahwa setiap kegiatan organisasi itu terkoordinasikan. Koordinas antara fungsi atau antar unit di dalam organisasi inilah yang harus dijaga dan diciptakan oleh setiap pemimpin organisasi. Tugas setiap pemimpin unit (Kepala Bidang atau Kepala Bagian) adalah koordinasikan pelaksanaan tata kerja- tata kerja dalam unitnya masing-masing. Pemimpin unit inilah yang akan membagi pekerjaan hinga jelas pula siapa yang harus melakukan apa dan bagai mana hubunanya dengan kerabat kerjanya , 27

dengan jelas urutan dan keserasian waktunya , dengan memperhatika pertimbangan tugas dalam mencapai sasaran unitnya . Prosedur dan tata kerja bagi suatu proyek akan memperjelas unit–unit mana yang harus terlibat dI dalam suatu organisasi atau organisasi-organisasi (instansiinstansi) mana yang perlu bekerjasama.jadi suatu prosedur pada akhirnya akan menentukan struktur badan kerjasama antara organisasi. Bagi suatu kerj sama antara instansi, pemegang kewenangan fungsional di bidang itulah yang seharusnya menjadi coordinator. Walaupun prosedur telah diciptakan dan Orang-orang atau organisasiorganisasi yang akan malaksanakan nya telah ditetapkan, namun kesulitan dalam melaksanakan mungkin saja terjadi kesulitan ini akan berbagi ragam penyebabnya. Dilihat dari segi teknis mungkin perencanaan dan prosedur peleksanaanya yang kurang sempurna, atau mungkin pula monitoring dan pengawasannya yang kurang tepat. Bukan tak mungkin pengorganisasiannya sendiri yang kurang matang. Dilihat dari segi kemanusiaan, mungkin sifat dan sikap pelaksanaanya yang belum menunjang atau belum siap melaksanakan apa-apa yang telah digariskan.

B.Pendekatan untuk memantapkan Koordinasi Pemerintahan

1. Meneruskan usaha-usaha yang telah dirintis oleh Lembaga Admistrasi Negara khususnya tentang (1) perumusan tugas pokok pemerintahan baik ditingkat pusat maupun di tingkat Daerah (antar susunan pemerintahan 22/1999 jo 32/2004) (2) perumusan fungsi setiap kesatuan-kerja seluruh aparatur pemerintah termaksud. 2. Mengenai perumusan fungsi setiap kesatuan-kerja aparatur pemerintahan, hendaknya: a) seluruh tugas pokok pemerintahan pada dasarnya harus terbagi habis, artinya ada hal yang yang sewajarnya menjadi tugas pemerintah tidak ada yang marasa yang berkewajiban untuk memenuhi kewajiban itu’ b) mengambarkan pelembagaan tugas pokok tersebut dalam kesatuan kerja, dimana fungsi- fungsi kesatuan-kesatuan kerja yang lebih tinggi menjadi tugas pokok kesatuan kerja yang lebih renah. 3. Dalam merumusan fungsi, hendaknya berpegang kepada prinsip fungsional; dalam arti : a) Tidak ada satu pun fungsi yang tidak ada kesatuan organisasi yang melaksanakannya. b) Tidak ada satu fungsi pun yang secara fungsional diurus oleh lebih dari satu instansi. Hal ini mutlak diperlukan untuk menghilangkan atau paling sedikit mengurangi duplikasi atau kekembaran yang menimbulkan kekaburan wewenang, kekacauan tanggung-jawab dan kewajiban, serta sekaligus meningkatkan efisiensi. c) Ada satu instansi pemerintah yang secara fungsionil bertanggungjawab atas salah satu aspek dari kegiatan pemerintah baik dalam pelaksanaan tugastugas rutin maupun dalam pelaksanaan tugas-tugas pembangunan. d) Untuk setiap jenis program dan kegiatan, terdapat gambaran yang jelas, instansi mana yang secara nasional bertanggungjawab atas suatu bidang tertentu, begitu juga untuk tingkat regional dan tingkat local (antar susunan pemerintahan)

28

4. Perlu ditetapkan suatu ketentuan yang merupakan jaminan bagi pembinaan kontinuitas pelaksanaan tugas yang timbul dari hubungan- kerja fungsional. Untuk itu diperlukan adanya pedoman tata-cara kerja yang jelas bagi setiap kesatuan kerja, adanya forum koordinasi, adanya system penyampaian dan pertukaran informasi melalui saluran komunikasi yang praktis dan tidak kaku, serta yang terakhir dicegah adanya ketergantungan kepada seorang pejabat . Peraturan ketentuan atau tata-cara kerja itu hendaknya sedemikian rupa sehinga setiap pejabat pimpinan instansi merasa harus secara teratur mengadakan dan memelihara hubungan satu organisasi an antara organiasiorganisasi yang satu dengan yang lain, terutama yang berdekatan bidang usahanya atau ruang geraknya. Juga setiap pimpinan kesatuan kerja tersebut wajib hubungan terus menerus dan teratur yaitu guna menyelaraskan rencana-rencana, program-program dan tindakan-tindakan masing-masing sehingga tidak bertentangan, tidak menimbulkan kerenggangan dan kekembaran dan untuk mencegah pemborosan waktu, fikiran dan biaya, malah sebaliknya harus diusahakan selalu agar saling mengisi, memperoleh keuntungan tindakan-tindakan masingmasing dan saling mengamankan kebijaksanaan serta program masing-masing yang telah ditetabkan Kewajiban untuk mengadakan hubungan secara terus-menerus dan teratur itu hendaknya menyeluruh sehingga disadari dan dirasakan sebagai kewajiban yang tidak boleh dihindarkan atau diabaikan oleh setiap pejabat pimpinan dan staf dengan alasan apapun juga. 5. Meningkatkan pembinaan kader pimpinan dan staf serta pelaksana di bidangkepemimpinan dan bidang ketatalaksanaan di samping bidang keakhlian dan kejuruan-kejuruan.

29

KEMENTRIA N PRESIDEN PROVINSI

LPL

KABUPATEN

KEC/DIS T

KEC/DIS T

KOTA
DESA KEL

30

1. METODE KOORDINASI A. KEWENANGAN Kewenangan (authority) menurut Miss.M.P.Follett bukan kedudukan (position),bukan suatu hak yang legal (menurut hukum)dan juga bukan sekedar mengepalai orangorang ataupun mengeluarkan perintah. Kewenangan (authority) adalah usaha mempengaruhi bawahan yang merupakan suatu integrasi atas dasar consensus secara suka rela. Apa bila bawahan diberikan pengertian dengan kenyataan-kenyataan yang ada dan diajak berbicara bersama dalam suatu situasi yang baik,tidak perlu perintah selalu diberikan,tetapi dengan memberikan suatu prosedur kerja yang baik adalah lebih efektif dari pada selalu mengeluarkan perintah. Atas dasar teorinya ini Miss.M.P.Follet tidak hanya meletakkan asas-asas hubungan antar manusia (human relation) dalam administrasi/managemen,tetapi juga dinimika dari pada kelompok pekerjaan dan teknik dan teknik dari pada hubungan perburuhan yang modern. Chester Barnard,mengatakan kewenangan terletak pada persetujuan yang mempunyai daya kekuatan (potentiality of assent) yaitu yang tersebar luas berujud kesetiaan,kesadaran anggota tentang tujuan bersama dari pada organisasi itu. Maksud nya ialah kesetiaan dan kesadaran melaksanakan tujuan dari pada suatu program,sekalipun para pejabat yang terendah sekalipun,mempunyai kewenangan yang nyata (actual power) untuk mengambil keputusan yang terakhir dalam batas wewenang nya. Jadi jelaslah seperti hal nya Miss Follett yang menyatakn bahwa kewenangan (authority) 31

METODE DAN SARANA KOORDINASI DALAM ORGANISASI

ada pada pekerjaan dan berada pada pekerjaan itu. (Authority belongs to the job and stands out the job). Peraturan Pemerintah yang menyangkut tentang kewenangan antara lain : 1. PP No. 25/2000 Tentang kewenangan Pemerintah dan kewenangan propinsi sebagai daerah otonom, pada pasal 3 ayat (5)-kewenangan propinsi dibidang tertentu-angka 17 (bidang politik dalam negeri dan administrasi public); angka 18 (bidang pengembangan otonomi dareah); dan angka 19 (bidang perimbangan keuangan). 2. PP No. 39/2001 tentang penyelenggaraan dekoncentrasi. Pada pasal 3 tercantum kewenangan pemerintah yang dilimpahkan kepada gubernur yang sebagian besar subtansinya menyangkut bidang pengawasan, baik explicit maupun inplisit. 3. PP No. 52/2001 tentang penyelenggaraan tugas pembantuan. Ketentuan bidang pengawasan tercantum pada pasal 14. Paradigma pengawasan yang tercantum dalam semua perturan perundang-undangan yang disebutkan di atas telah meninggalkan pendekatan finasial a auditing bergerak kea rah pendekatan kinerja. Pendekatan kinerja tidak sekedar mengukur input proses-output, tetapi juga mngukur manfaat (outcom) dan dan dampak dari kegiatan. Dalam penyelenggaraaan pemerintahan daerah, pendekatan konerja dilakukan untuk mengukur : 1. Seberapa besar urusan pemerintahan yang dapat dilaksanakan menurut azas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas pembantuan. 2. Seberapa jauh urusan-urusan tersebut dapat mensejahterakan rakyat. 3. Optimalisasi pembangunan sember daya (SDM, sumber daya alam, infestasi) 4. Seberapa efisien proses pengelolaan sumber-sumber daya. 5. Seberapa efektif proses penggunaan sumber daya menghasilkan keluaran dalam bentuk output dan outcome. 6. Seberapa besar sumber daya yang dapat dimanfaatkan. 7. Seberapa jauh dampak pemanfaatan hasil. 8. Dsb, dst B. KEBIJAKSANAAN ® Masalah kebijakan dan isu Kebijakan  Masalah kebijakan (publik) adalah kebutuahn dan nilai yang belum terpenuhi atau kesempatan utuk mengadakan perbaikan yang hanya dapat dilakukan melalui kebijakan public (david dery).  Isu Kebiajakn (Publik) adalah pandangan yang berbeda tentang masalah kebikan serta cara2 untuk memecahkannya (W.N.Dunn). ® Identifikasi masalah kebijakan  Pendekatan top-down. Masalah yang di analisis adalah masalh yang ditugaskan oleh atasan.  Pendekatan Prgamatis. Analis merumuskan msalah bila merasa bahwa analisis memang diperlukan karena ada perbedaan pendapat tentang bagaimana cara mengatasi suatu maslah serta terdapat bebrapa alternative untuk memecahkan masalah tersebut.  Pendekatan kretia social. Analis mencoba mencari ungakapn ketidak pusan publik serta mencoba merumuskan maslah social yang perlu di pecahkan. 32

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

® Perumusan masalah kebijakan Pikirkan mengenai masalah yang hendak diatasi Tetapkan atasan dari masalah Kumpulkan fakta dan informasi Rumuskan tujuan dan objektif Identifikasi paing kebijakan (policy enfelofe) Tunjukkan biaya dan manfaat dari masalah yang hedak diatasi Tinaju kembali perumusan masalah yang telah disusun

33

SELAMAT BELAJAR DAN SUKSES SELALU TUNJUKKAN BAHWA KITA BISA !

34

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->